Bente Herbst Bendiksen

Bred viden og erfaring på udlændingeområdet

Jeg har været beskæftiget inden for udlændingeområdet siden 1992 og har arbejdet i både Flygtningenævnets sekretariat, Integrationsministeriet og Udlændingeservice. I 2000 blev jeg ansat som kontorchef i Visumkontoret, og i 2003 blev jeg kontorchef i Ægtefællekontoret. Her er vi omkring 35 medarbejdere, som er delt op i fem team.

En arbejdsplads - der hele tiden er i udvikling

I Udlændingeservice er der stor fokus på nyorientering, kvalitet og brugerservice. Det er en arbejdsplads, der hele tiden er i udvikling. Vi arbejder konstant på at gøre tingene så nemme og forståelige for brugerne som muligt fx ved at få brugeren til at lykkes med sin ansøgning. Kvalitet er at sikre, at det, vi leverer, er et produkt, som vi kan stå inde for, og at hele processen fra sagsbehandlingen til slutproduktet har været tilfredsstillende.

Der er hele tiden en dynamisk proces, hvor vi prøver at tilgodese, om vi får optimeret sagsgangene, om vi lever op til servicemålene, om vi kan behandle nogle områder anderledes, eller om vi kan sammensætte de forskellige team på en anden måde. Optimering er hele tiden i fokus som en helt naturlig ting, der ligger på rygraden – udover det at behandle sager.

"Min nye lederrolle betyder, at jeg skal finde ud af, hvad behovet er for min tilstedeværelse ..."

Lean er en forbedringskultur

Det, at vi hele tiden tænker i forbedring, rykker virkeligt. Lean er ikke bare noget, vi har indført, og så lader vi det ligge. Vi har været tro mod, at det virkelig er det, vi vil. Et helt konkret eksempel er fx vores ansøgningspakker, som klart er blevet optimeret. Det har været banebrydende for os med Lean-tankegangen, fordi vi nu har ansøgningspakkerne op til revision et par gange om året.

Tilrettelæggelsen af team betyder også, at der er et hurtigere sagsflow. På team-møderne bliver der taget stilling til eventuelle forbedringer, og det er blevet legitimt at nævne, hvis der er arbejdsgange, som alligevel ikke fungerer. Så må vi gå tilbage til måden, vi arbejdede på tidligere, indtil vi har fundet et bedre alternativ.

At arbejde i team

Det er vigtigt med en team-indstilling og -vilje for at arbejde i Udlændingeservice, og medarbejderne oplever et fællesskab på en anden måde end tidligere. Dels har de et fællesskab om opgaverne, hvor man ikke længere sidder med sine egne sager, dels man får også faglig sparring fra kollegaerne. Det er blevet mere naturligt og nemmere at gå til hinanden, fordi man fungerer som et team.

Udveksling af arbejdsopgaver er også blevet nemmere og mere legitimt. Det er ok, at der er nogle, der løser nogle opgaver i en periode, og så bytter man efter et stykke tid. Arbejdsopgaverne er blevet mere fleksible, og der er åbenhed for at påtage sig andre opgaver.

De ledelsesmæssige udfordringer

I starten var det vanskeligt for mig at omstille mig fra den gamle ledelsesstil. Men jeg så det samtidig som en positiv udfordring. Og det er stadig en udfordring at finde mine egen ben at stå på i forhold til at have været meget fokuseret på den enkelte medarbejder til nu at skulle fordele opmærksomheden på et team og samtidig bevare kontakten med den enkelte medarbejder. Jeg har ikke i samme omfang som før den store faglige indsigt og tætte kontakt. Den faglige kontakt har min souschef. Det synes jeg er en stor udfordring, men samtidig også spændende.

Det er mig, der har det overordnede ansvar for, at servicemålene nås. Min nye lederrolle betyder, at jeg skal finde ud af, hvad behovet er for min tilstedeværelse, hvor det enkelte team er henne i processen, hvor meget jeg egentlig skal styre eller om de selv kan køre nogle ting m.v. Samtidig skal jeg bevare fokus på den enkelte medarbejder, som selvfølgelig også har et behov for, at jeg er der som personaleleder.