Når du har fået støtte
Integrationsministeriet har forskellige krav til tilskudsmodtagere i løbet af en projektperiode. I ”
Integrationsministeriet krav og retningslinjer til tilskudsmodtagere” samt i nedenstående tekst kan du læse om ministeriets krav til ansøgere, der tildeles tilsagn. Her oplyses om ministeriets overordnede krav til det gode projektforløb, og om hvordan du kan forvente, at et samarbejde med ministeriet vil forløbe. Ministeriet anbefaler, at du læser vejledningen og nedenstående grundigt igennem, når du har fået støtte.
1. Krav til tilskudsmodtager i forbindelse med tilsagn
Tilsagn: Såfremt dit projekt tildeles støtte fra ministeriets puljer modtager du et brev om tilsagn, hvor vilkårene for støtten er beskrevet. Læs tilsagnsbrevet grundigt, da det beskriver, hvilke krav ministeriet stiller til tilskudsmodtagere i løbet af projektperioden. Tilsagnsbrevet skal underskrives og returneres til Integrationsministeriet indenfor fire uger ellers bortfalder tilsagnet. Ligeledes indeholder tilsagnsbrevet en oplysningsseddel, der også udfyldes, underskrives og returneres til ministeriet.
Tilsagn med børneattest: Ved projekter, der inddrager børn under 15 år, fremsendes altid et særligt tilsagnsbrev, hvor ansøger forpligtes til at indhente børneattester på projektmedarbejdere, der skal have direkte kontakt med børn under 15 år. Dette brev skal ligeledes underskrives og returneres til ministeriet indenfor fire uger.
Betinget tilsagn: Du modtager et betinget tilsagn i de tilfælde, hvor ministeriet har ændringer til projektets indhold eller budget, som skal imødekommes, før der kan gives endeligt tilsagn. Fristen for indsendelse af evt. revideret budget eller projektbeskrivelse er normalt 14 dage. Opfyldes betingelserne fremsendes det endelige tilsagnsbrev.
Udbetaling af tilskud: Tilskuddet udbetales som udgangspunkt efter projektets afslutning. Du har mulighed for elektronisk at ansøge, såfremt der foreligger en væsentlig grund, om at få udbetalt forskud. Ministeriet skal godkende anmodningen. Forskudsvis udbetaling sker i 2 rater svarende til hhv. 30-50 procent af det afgivne tilsagnsbeløb. Mindre projekter kan få udbetalt 80 % på én gang. Ministeriet tilbageholder dog altid mindst 20 % af det bevilgede beløb, som udbetales, når revisionspåtegnet regnskab og evalueringsrapport er indsendt og godkendt. De konkrete betingelser ved udbetaling af forskud vil fremgå af en forskudsaftale. Journalnummer: Allerede ved ansøgningstidspunktet får du oplyst projektets journalnummer. Det er vigtigt at gemme dette nummer, som du kommer til at benytte i samarbejdet med ministeriet – blandt andet ved online indsendelse af status- og evalueringsrapporter.
2. Krav til tilskudsmodtagere i løbet af projektperioden
Statusrapport: Der skal i løbet af projektperioden indsendes statusrapporter. Krav om statusrapporter afhænger af det konkrete projekt, bevillingens størrelse og projektperiode. Tilsagnsbrevet vil oplyse om, hvornår og om du skal indsendes statusrapporter for projektet. Statusrapporten er ministeriets redskab til at følge projektets udvikling og fremdrift, samt indhente oplysninger om foreløbige resultater og evt. effekter af projektet.
Online indberetning: Statusrapporten skal udfyldes og indsendes online via et digitalt skema, der findes på siden Sådan indsender du statusskema. Det er et krav, at skemaet benyttes. For at anvende det digitale skema skal du oprettes som bruger. Vejledningen findes på siden Sådan indsender du statusskema.
Afvist til redigering: I tilfælde, hvor ministeriet vurderer, at statusrapporten er for mangelfuld til godkendelse, kan ministeriet vælge at afvise jeres rapport til redigering. Du får besked via e-mail, hvis din statusrapport afvises til redigering. Fra din sagsmappe vil du have adgang til rapporten igen (se siden Sådan indsender du statusskema), hvorfra du har mulighed for at redigere og indsende den på ny.
Hermed får du - via den digitale sagsmappe - adgang til det fremsendte, hvorfra du kan redigere og indsende rapporten på ny.
Erfaringsbasen: Når ministeriet godkender statusrapporten vil projektets foreløbige resultater blive lagt ind på ministeriets Erfaringsbase. Det bemærkes, at ministeriet forbeholder sig ret til at redigere i det afrapporterede eller at undlade at offentliggøre resultater i Erfaringsbasen. Ministeriet kan stille krav om yderligere oplysninger til brug for Erfaringsbasen.
Indsendelse af Regnskabsskema vedr. forskudsudbetaling: Ved aftale om forskudsudbetaling af tilskud skal der, ved indsendelse af statusrapport, også indsendes et regnskabsskema vedr. forskudsudbetaling. Regnskabsskemaet vedr. forskudsudbetaling skal gøre status over projektets økonomi ved at redegøre for forbrug og evt. indtægter på de enkelte budgetposter samt give en vurdering af det økonomiske forbrug i forhold til budgettet. Evt. afvigelser skal forklares.
Ændringer i projektet: Eventuelle ændringer i projektperioden, projektets mål, hovedansvarlige eller budget skal meddeles Integrationsministeriet. Er der er tale om større ændringer, skal en ny projektbeskrivelse samt budget indsendes til ministeriet.
3. Krav til tilskudsmodtagere ved projektets afslutning
Revision og regnskab: Senest tre måneder efter projektets afslutning skal der indsendes regnskab. Det er et krav, at ministeriets regnskabsskema anvendes. Regnskabet skal indeholde en revisionspåtegning, der overholder retningslinjerne i Integrationsministeriets revisionsinstruks for revision af projekttilskud (gælder for projekter, der revideres efter 1. juni 2010). Regnskabet skal underskrives af tilskudsmodtager og sendes med post til ministeriet. Vær opmærksom på, at kommunale tilskudsmodtagere kan anvende kommunens egen revisionsorganer. Hvis regnskabet revideret af Rigsrevisionen gælder særlige regler.
Det gode regnskab: Ved projektets afslutning skal der senest tre måneder efter projektperioden er slut, indsendes et regnskab, der er let gennemskueligt og fuldt sammenligneligt med det tidligere indsendte budget. Udgifts- og indtægtsposterne skal således opgøres som i det ved ansøgningen indsendte budget. Der skal skriftligt redegøres for eventuelle afvigelser mellem budget og regnskab. Ministeriets tilskud skal optræde i en særskilt kolonne, ligesom egen- og medfinansiering skal være klart identificeret i særskilte kolonner.
Vær opmærksom på, at hvis et tilsagn dækker timeforbrug hos tilskudsmodtager (fx rådgivning, opsøgende arbejde ol.), skal det endelige lønregnskab kunne sandsynliggøres via et timeregnskab.
Evalueringsrapport: I forbindelse med indsendelse af revideret regnskab indsendes også evalueringsrapport for projektet. Evalueringsrapporten skal, ligesom det revideret regnskab indsendes til ministeriet senest tre måneder efter projektperioden er udløbet.
Evalueringen bør afpasses tilskuddets størrelse, så anvendelsen af tid til afrapportering er i rimeligt forhold til tilskuddets størrelse. Evalueringsrapporten skal indeholde en gennemgang af de i projektbeskrivelsen opstillede mål og succeskriterier, og om projektet er forløbet som planlagt. Det vurderes på baggrund af evalueringsrapporten, i hvilken udstrækning projektets mål, succeskriterier, præstationer, aktiviteter m.v. er opfyldt. Evalueringsrapporten skal godkendes af sagsbehandleren.
Online indberetning: Evalueringsrapporten skal udfyldes og indsendes online via et digitalt skema, der findes på siden Sådan indsender du evalueringsskema. Det er et krav, at skemaet benyttes. For at anvende det digitale skema skal du oprettes som bruger. Vejledning findes på siden Sådan indsender du evaluering.
Afvist til redigering: I tilfælde, hvor ministeriet vurderer, at evalueringen er for mangelfuld til godkendelse, kan ministeriet vælge at afvise rapporten til redigering. Du får besked via e-mail, hvis din statusrapport afvises til redigering. Fra din sagsmappe vil du have adgang til rapporten igen (se siden Sådan indsender du evalueringsskema), hvorfra du har mulighed for at redigere og indsende den på ny.
Erfaringsbasen: Ved ministeriets godkendelse af evalueringsrapporten vil projektets resultater blive lagt ind på ministeriets Erfaringsbase. Det bemærkes, at ministeriet forbeholder sig ret til at redigere i det afrapporterede eller at undlade at offentliggøre resultater i Erfaringsbasen. Ministeriet kan stille krav om yderligere oplysninger til brug for Erfaringsbasen.
Udbetaling af støtte: Ministeriet udbetaler normalt den tildelte støtte, når projektet afsluttes. Vi udbetaler derfor først støttebeløbet helt eller delvist, når vi har modtaget og godkendt afsluttende regnskab og evalueringsrapport. Ansøgere skal derfor som udgangspunkt kunne finansiere projektet under projektperioden (se punkt 1). Der må påregnes en sagsbehandlingstid på op til tre måneder fra ministeriet har modtaget regnskabet og evalueringen.